Dicas para se comunicar com seus voluntários

Já definimos a importância dos voluntários muitas vezes. Eles são uma força vital. Sem eles, seria quase impossível fazer o ministério! Mas uma parte crucial de sustentar a longevidade de seus voluntários recai inteiramente em seu colo – a comunicação. Como, o que e quando você se comunica com suas equipes pode fortalecer ou enfraquecer a experiência e a adoção deles em relação à visão de seu ministério.

Como se Comunicar
É sempre importante ir até onde as pessoas estão quando se trata de comunicação. Pode não ser onde VOCÊ está ou onde VOCÊ quer estar… mas não se trata de você!

Comece pelas redes sociais – é sempre uma boa ideia. Utilize os murais do seu ministério – e, às vezes, seus próprio mural – use as redes para se comunicar com seus voluntários é uma boa opção. Uma outra forma ainda mais pessoal é mandar mensagens diretamente para eles. Mensagens de celular individuais podem levar tempo para serem escritas, mas são, com certeza, a melhor maneira de entrar em contato com a maioria das pessoas. E-mails também são uma forma confiável. Se você tiver grandes equipes de voluntários, considere a possibilidade de usar um serviço como o ‘ Eventbrite’ para agendar reuniões da equipe, isso facilita a comunicação de eventos quando se trata de muitas pessoas. Se você ainda não está tão amigo desses  serviços, existem aplicativos para o seu celular como o ‘Whatsapp’, que tornam as trocas de mensagens de texto em grupo muito fáceis, não importa para quem você esteja enviando as mensagens de texto e quais são os planos deles. Em caso de dúvida sobre como se comunicar com suas equipes, pergunte a elas! Faça uma pesquisa para descobrir qual é o método de comunicação preferido delas – e ouça o que elas têm a dizer! 

O que Comunicar
Os tópicos óbvios a se comunicar com sua equipe são logísticos – quando você precisa deles, onde você precisa deles, os detalhes, etc. Além desses tipos de comunicação, será muito importante priorizar a comunicação informal com seus voluntários. Converse com eles. Pergunte como a semana está indo. Se eles tiverem uma grande cirurgia, ou um feriado, ou um pedido de oração, certifique-se de que você está acompanhando essa informação de forma apropriada. Se isso parecer difícil para você, separe um pouco de tempo todos os dias para fazer esse tipo de verificação. Crie uma equipe de acompanhamento que te possa ajudar nisso. Faça alguma coisa! Faça disso uma prioridade. Essas pessoas dão horas de seu tempo a cada semana… de graça! O mínimo que podemos fazer é ter certeza de que elas se sentem amadas, cuidadas e que a comunicação feita não é apenas sobre assuntos relacionados ao ministério.

 

Quando Comunicar
Não há hora errada para se comunicar! Acredito firmemente que deve haver muita comunicação sobre as expectativas e muito cuidado com as pessoas que estão em nossas equipes de voluntários. Você já ficou incomodado com a frase “Muito Obrigado”? Ou você já ficou incomodado com um e-mail de esclarecimento? Não! Nós amamos essas coisas. Eles nos fazem sentir seguros e desejados. Isso é o mesmo que ocorre com seus voluntários. Eles querem saber que você está pensando neles e que você tem o melhor interesse neles em sua mente. E sua comunicação deve refletir isso. Eles estão na linha de frente, lidando com crianças e famílias, e seu trabalho é se comunicar bem com eles, para que possam fazer bem o seu trabalho. Então, comunique-se com frequência e de forma regular. Não há “excesso”… a menos que você esteja enviando spam a todo momento, mas acho que a maioria de nós sabe diferenciar e está consciente sobre esse tipo de situação!

 

Este post foi originalmente escrito em inglês por   |  11  de maio de 2018 e traduzido e adaptado para o português por Equipe Pense Laranja.

Empoderando e Capacitando Sua Equipe de Voluntários

Formigas. Por toda parte. Olhei ao redor da sala de aula e podia sentir o pungir das lágrimas se formando. Esta seria uma manhã agitada.

Eu já sabia semanas atrás que hoje seria desafiador e fiz tudo o que estava ao meu alcance para preparar minhas equipes para o sucesso. Era um feriado  prolongado, o que significava que muitos voluntários estavam na praia ou nas montanhas com suas famílias. (Mas estávamos cobertos, eu havia chamado casais como reforços). Nosso predio da igreja, que muitas vezes era alugado por outras organizações bem-intencionadas, estava cheio de pequenas bailarinas e dançarinos de sapateado em menos de 24 horas, e eles definitivamente deixaram sua marca. Tinha purpurina por todo lado. (Mas, como havia dito, não era problema. Eu tinha contratado um serviço de limpeza e eu trouxe meu próprio aspirador de pó de casa para dar um toque final.)

No entanto, quando abri aquela sala (a sala não havia sido tocada por brilhos e vestidos de bailarinas) e vi as trilhas de formigas vermelhas trabalhadoras que passavam por toda superfície plana, meu coração afundou. “Ai não!” Eu sussurrei. O voluntário que estava de pé atrás de mim ofegou e murmurou discretamente: “Eu percebi semana passada na porta. Eu contei pro outro membro da equipe. Mas eu acho que eles esqueceram. “

O Problema Que Você Não Vê Chegando
Você já esteve tão afobado, tão irritado que você poderia sentir seu rosto fervendo? É exatamente isso que senti naquele momento. Poderíamos ter corrigido o problema a qualquer momento nos últimos sete dias. Tinha até um spray de formigas não-tóxico debaixo da pia daquela mesma sala. Como nós nos encontramos nesta situação? As próximas palavras do voluntário derrubaram minha frustração. “Eu sinto muito. Você é tão precisa que tive medo de me intrometer no trabalho de alguém se eu resolvesse as coisas sozinho. Você preferiria que eu pulverizasse as formigas ou dissesse para que você pudesse pulverizá-las?”

Imediatamente, percebi o meu erro. Nós deixamos de atender as expectativas das famílias que servimos porque eu tinha negligenciado empoderar os membros da minha própria equipe para identificar soluções viáveis ​​e tomar decisões imediatas. Eu tinha micro-administrado tanto meu ministério ao ponto de deixá-lo em um mal funcionamento. Eu tinha construído uma base instável. Minha necessidade de controle roubou dos membros de minha equipe sua confiança e limitou sua capacidade. A ironia da situação foi o quanto eu confiava em minha equipe. Eu tinha recrutado pessoas incríveis com várias habilidades e aptidões. Eles eram totalmente capazes de executar com excelência, mas meu medo de cometer erros e de ser rotulado como inadequado tinha sufocado nosso sucesso.

A Solução Para O Problema Que Você Não Vê Chegando
Enquanto minha voluntária cruzava os pés apreensiva ao meu lado e assistia as trilhas das formigas passando pelas paredes, reconheci as mudanças que eu tinha que fazer. Nos meses seguintes, lentamente, liberei o forte nó que amarrava meu ministério e, intencionalmente, tomei medidas para fortalecer minhas equipes.

Minha abordagem empregou essas três estratégias:

Fale Vida e Incentivo
Para que os voluntários se levantem e assumam a responsabilidade, eles devem trabalhar a partir de um ponto de clareza e confiança. Além disso, eles devem saber que você acredita neles e confia neles para identificar soluções e tratar assuntos difíceis. Evite ditar listas de tarefas e supervisionar as pequenas coisas. Mostre seu apoio proferindo palavras de vida e encorajamento. Ofereça sugestões e permita que eles tomem as rédeas.

Defina Expectativas Claras
É impossível medir quando você não é familiarizado com a fita métrica. Os membros da sua equipe devem conhecer e entender suas políticas e procedimentos, bem como suas expectativas colocadas sobre eles. Ensine-os como você pensa. Treine-os através do seu processo de tomada de decisão. Expectativas claras abrem espaço para responsabilidade e o crescimento.

Elogie O Progresso,  E Não A Perfeição
Ninguém acerta o tempo todo. Se a perfeição fosse um pré-requisito para o ministério, todos nós estaríamos sem um trabalho. Em algum momento, alguém correu o risco com você: eles lhe deram mais responsabilidade do que você provou ser capaz de carregar. Ainda assim, você perseverou e Deus o usou para avançar Seu reino. Agora é sua vez. Há voluntários em sua equipe que são capazes de mais. Encontre formas de entregar as rédeas e levantar líderes. Elogie o esforço, não resultados, elogie o progresso, e não a perfeição.

Capacite Sua Equipe e Cresça
No ministério familiar, o empoderamento é fundamental. Todos os fins de semana, os pais confiam seus corações a você e aos membros da sua equipe. Eles entregam seus filhos por uma hora ou duas e têm fé que sua maior prioridade é cuidar deles. Os voluntários que entendem a visão e os princípios orientadores do seu ministério e que agem em confiança a partir deles não só satisfazem expectativas, como também conseguem formar conexões significativas.

Você sente que seu ministério está parado? Em caso afirmativo, considere o peso que você está carregando. A sua expansão e crescimento estão limitados pela sua atual capacidade pessoal? Talvez seja hora de correr o risco e delegar responsabilidades a membros capacitados e empoderar sua equipe.

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Este post foi originalmente escripo por Jessica Bealer em inglês em orangeleader.org em  Oct 30, 2017  e traduzido e adaptado para o português por Mateus Amorim.