Dicas para se comunicar com seus voluntários

Já definimos a importância dos voluntários muitas vezes. Eles são uma força vital. Sem eles, seria quase impossível fazer o ministério! Mas uma parte crucial de sustentar a longevidade de seus voluntários recai inteiramente em seu colo – a comunicação. Como, o que e quando você se comunica com suas equipes pode fortalecer ou enfraquecer a experiência e a adoção deles em relação à visão de seu ministério.

Como se Comunicar
É sempre importante ir até onde as pessoas estão quando se trata de comunicação. Pode não ser onde VOCÊ está ou onde VOCÊ quer estar… mas não se trata de você!

Comece pelas redes sociais – é sempre uma boa ideia. Utilize os murais do seu ministério – e, às vezes, seus próprio mural – use as redes para se comunicar com seus voluntários é uma boa opção. Uma outra forma ainda mais pessoal é mandar mensagens diretamente para eles. Mensagens de celular individuais podem levar tempo para serem escritas, mas são, com certeza, a melhor maneira de entrar em contato com a maioria das pessoas. E-mails também são uma forma confiável. Se você tiver grandes equipes de voluntários, considere a possibilidade de usar um serviço como o ‘ Eventbrite’ para agendar reuniões da equipe, isso facilita a comunicação de eventos quando se trata de muitas pessoas. Se você ainda não está tão amigo desses  serviços, existem aplicativos para o seu celular como o ‘Whatsapp’, que tornam as trocas de mensagens de texto em grupo muito fáceis, não importa para quem você esteja enviando as mensagens de texto e quais são os planos deles. Em caso de dúvida sobre como se comunicar com suas equipes, pergunte a elas! Faça uma pesquisa para descobrir qual é o método de comunicação preferido delas – e ouça o que elas têm a dizer! 

O que Comunicar
Os tópicos óbvios a se comunicar com sua equipe são logísticos – quando você precisa deles, onde você precisa deles, os detalhes, etc. Além desses tipos de comunicação, será muito importante priorizar a comunicação informal com seus voluntários. Converse com eles. Pergunte como a semana está indo. Se eles tiverem uma grande cirurgia, ou um feriado, ou um pedido de oração, certifique-se de que você está acompanhando essa informação de forma apropriada. Se isso parecer difícil para você, separe um pouco de tempo todos os dias para fazer esse tipo de verificação. Crie uma equipe de acompanhamento que te possa ajudar nisso. Faça alguma coisa! Faça disso uma prioridade. Essas pessoas dão horas de seu tempo a cada semana… de graça! O mínimo que podemos fazer é ter certeza de que elas se sentem amadas, cuidadas e que a comunicação feita não é apenas sobre assuntos relacionados ao ministério.

 

Quando Comunicar
Não há hora errada para se comunicar! Acredito firmemente que deve haver muita comunicação sobre as expectativas e muito cuidado com as pessoas que estão em nossas equipes de voluntários. Você já ficou incomodado com a frase “Muito Obrigado”? Ou você já ficou incomodado com um e-mail de esclarecimento? Não! Nós amamos essas coisas. Eles nos fazem sentir seguros e desejados. Isso é o mesmo que ocorre com seus voluntários. Eles querem saber que você está pensando neles e que você tem o melhor interesse neles em sua mente. E sua comunicação deve refletir isso. Eles estão na linha de frente, lidando com crianças e famílias, e seu trabalho é se comunicar bem com eles, para que possam fazer bem o seu trabalho. Então, comunique-se com frequência e de forma regular. Não há “excesso”… a menos que você esteja enviando spam a todo momento, mas acho que a maioria de nós sabe diferenciar e está consciente sobre esse tipo de situação!

 

Este post foi originalmente escrito em inglês por   |  11  de maio de 2018 e traduzido e adaptado para o português por Equipe Pense Laranja.

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